Komt dit bekend voor? Na een drukke werkdag denk je: had ik maar meer afgekregen. Het probleem hierbij is niet dat het werk “teveel” is, maar dat je te weinig overzicht hebt in de taken. “Leer prioriteiten stellen en zorg dat je de juiste dingen op het juiste moment doet”, aldus de Vries van trainingsbureau Meer Effect. Met een aantal eenvoudige beslissingen kun je hiervan af komen!

1. Maak onderscheid tussen doe-en denkwerk

Probeer niks in je hoofd te laten zweven. Als je bang bent iets te vergeten, schrijf het dan direct op. Het is belangrijk dat je het denkproces gelijk afmaakt, zonder het naast je neer te leggen om er later weer op terug te komen.

Volgens de Vries kost het laten zitten van taken meer energie, dan het daadwerkelijk af te maken. In het geval van een werkoverlegvoorbereiding wordt deze vaak uitgesteld, terwijl het erover nadenken ondertussen wel energie kost. Het gevolg is dat de tegenzin groter wordt en soms zelfs leidt tot taken in z´n geheel niet doen. Dus als je informatie verwerkt, kun je hier het best gelijk een beslissing over nemen.
Daarnaast wil je je werk niet meenemen naar huis. Wie heeft er zin in om in bed nog aan werk gerelateerde dingen te denken, met als gevolg dat je misschien niet meer kan slapen?

2. Stop met multitasking

Het schakelen tussen werkzaamheden maakt je minder productief. Terwijl je aan het schrijven bent, komt er weer een e-mail binnen die je eigenlijk móet beantwoorden en denk je ook nog wel even een telefoontje tussendoor te kunnen plegen. Weg rust, weg productiviteit.

Multitasking klinkt alsof je veel dingen in weinig tijd kunt doen, terwijl dit in werkelijkheid niet zo is. Neurowetenschapper Compernolle heeft in een van zijn boeken beschreven hoeveel tijd het schakelen tussen taken kost en wat blijkt? Kleine afleidingen leveren 15 min. tijdsverlies op. Dus 5 schakelingen kosten je al meer dan een uur. Bedenk je eens hoeveel tijd je kwijt bent per dag, per week, per jaar…

3. Check je e-mail slechts een keer per dag

Tegenwoordig zijn we haast verwend, omdat we direct antwoord verwachten na het versturen van een mail. Om te kijken of dit ook werkelijk zo is, checken we vaker onze inbox dan we eigenlijk zouden moeten. Wil je ergens snel antwoord op? Bel dan. Zo kun je het gevoel van wachten, wat ook energie kost, loslaten.

4. Stel prioriteiten aan in je to-do list

Urgent“De belangrijkste oorzaak van stress is het verlies in overzicht”, meent van De Vries. Wanneer je veel verschillende taken hebt en je niet weet waar je moet beginnen, dan duikt de paniek op. Je bent op kantoor en hebt 200 e-mails en 15 taken: waar begin je en wat zijn je prioriteiten? Als je dit niet voor jezelf hebt bepaald, dan eindig je de dag met nóg meer e-mails en wellicht onafgemaakte taken.

Maak daarom een overzicht: wat is belangrijk, wat móet nu gebeuren en wat kan later?

5. Word bewust van efficiëntie

Met behulp van CtrlWork software blijf je de hele dag scherp. De software maakt je bewust over en traint je in het efficiënt uitvoeren van taken met de computer. Je wordt onder andere getraind op het gebied van sneltoetsen, timemanagement, werkplek en leefstijl. Ook kun je eigen aandachtsgebieden toevoegen aan het programma CtrlWork.

Ben je benieuwd hoe wij jij kunnen helpen om nog productiever te werk te gaan? Bel ons en we gaan graag met je in gesprek!

> Help mij productiever te werken

Door Floris van der Berg

Floris van der Berg is freelance journalist en gastblogger bij Health2Work. Na zijn studie Psychologie en Communicatiewetenschap is Floris gestart als ZZP'er. Hij schrijft o.a. artikelen over werken 2.0 en de relatie tussen werk en gezondheid.